Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó.” Văn phòng đại diện gồm có Văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước và Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước được tiến hành theo quy định tại Điều 206 Luật doanh nghiệp 2014.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư.
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
– Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm quyết định của doanh nghiệp hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
– Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
– Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
– Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đồng thời liên hệ với cơ quan thuế để xin ý kiến
– Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nghĩa vụ thuế thì Phòng đăng ký kinh doanh cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện.
– Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Không thu lệ phí.
Thủ tục giải thể Văn phòng đại diện của thương nhận nước ngoài được tiến hàng theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết luật thương mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh
– Hồ sơ 01 bộ, bao gồm:
+ Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật;
+ Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định này);
+ Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
+ Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
+ Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.
– Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
– Đối với trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một
Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện chỉ bao gồm các tài liệu quy định tại Điểm a và Điểm đ Khoản 1 Điều này.
Trình tự, thủ tục giải quyết việc giải thể Văn phòng đại diện, Chi nhánh
– Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ giải thể Văn phòng đại diện, Chi nhánh trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
– Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
Như vậy, pháp luật chưa quy định việc doanh nghiệp phải đăng báo khi tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm cập nhật tình trạng pháp lý của văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý
– Luật doanh nghiệp 2014
– Nghị định 07/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết luật thương mại về Văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
